اصول برنامه ریزی با بهترین تکنیک ها

اصول برنامه ریزی با بهترین روش ها

عبارت برنامه ریزی آنقدر از کودکی برایمان گفته شده و در گوشمان تکرار شده که تصور می کنیم برنامه ریزی ، درست مثل آب خوردن ، کار آسانی است و هر کسی از عهده اش برمی آید ، ولی برنامه ریزی هم مانند هر کار تخصصی دیگری ، اصول و تکنیک های خودش را دارد. 11 مورد از اصول برنامه ریزی را در شکل زیر به صورت تیتروار نشان داده و در ادامه مقاله از نم نمک ، هر کدام را به تفضیل مورد بررسی قرار می دهیم.

• ثبت بیوگرافی و زندگینامه شما در گوگل!

اصل اول برنامه ریزی ، تعیین هدف کوتاه مدت و بلندمدت

یک نقل قول معروف وجود دارد که می گوید اگر ندانی به کدام سمت حرکت می کنی ، به مقصد نخواهی رسید. همین نقل قول نشان می دهد داشتن هدف چقدر مهم است. بدون داشتن هدف ، اساسا برنامه ریزی هم معنا ندارد ، چون اگر ندانیم به کجا می خواهیم برویم ، نمی توانیم تعیین کنیم که چگونه می خواهیم به آن محل برسیم. بنابراین ، اولین اصل از اصول برنامه ریزی را می توانیم به هدف گذاری اختصاص بدهیم. نکته مهمی که باید رعایت کنید ، این است که حتما هم هدف کوتاه مدت برای خودتان تعریف کنید و هم هدف بلندمدت. اگر فقط به تعریف اهداف بلندمدت چند ماهه و چند ساله بسنده کنید ، در مسیر تلاش برای محقق کردن آن ها ، دچار فرسایش خواهید شد ، ولی اگر این اهداف بلندمدت را به اهداف کوتاه مدت روزانه ، هفتگی و ماهانه تقسیم کنید ، با هر بار تحقق اهداف ، حس خوبی پیدا خواهید کرد و تشویق خواهید شد تا راه را ادامه بدهید و عقب ننشینید.

برای مثال : فردی را در نظر بگیرید که کاهش وزن 20 کیلویی در پنج ماه را به عنوان هدف مشخص کرده است. چنین هدفی بلندمدتی ، دور از دسترس و تحقق نیافتنی به نظر می رسد و احتمال این که فرد موردنظر روزی از دنبال کردن هدفش خسته شود و آن را رها کند ، زیاد است. حال اگر این فرد ، هدف بلندمدت کاهش وزن 20 کیلویی در پنج ماه را به اهداف کوتاه مدت تری مانند کم کردن 4 کیلو وزن در یک ماه تقسیم کند ، با گذر هر ماه و از دست دادن این وزن ، حس خوشایندی پیدا خواهد کرد و انگیزه پیدا کرد تا راهش را ادامه دهد.

اصل دوم برنامه ریزی ، ارزیابی وضعیت فعلی

حال که هدفتان را مشخص کردید ، وقتش رسیده تا یک ذره بین به دستتان بگیرید و شروع کنید به ارزیابی دقیق جایگاهی که هم اکنون در آن قرار دارید. با این کار ، نقاط ضعف و قوتتان آشکار می شوند و تکلیفتان مشخص می شود که در مبدا سفر ، کجا ایستاده اید ، چه مسیری را باید طی کنید و با چه موانعی باید رو در رو شوید تا در نهایت ، طعم خوش رسیدن به مقصد را تجربه کنید.

به عنوان نمونه : خودتان را جای فردی بگذارید که می خواهد سطح مهارت خودش را در حوزه برنامه نویسی ، که از دسته مهارت های سخت محسوب می شود یا در زمینه کنترل خشم ، که جزو دسته مهارت های نرم است ، تقویت کند. در چنین مواقعی ، به سطحی از مهارت که هم اکنون دارید ، از یک تا ده نمره بدهید. نمره یک نشان گر وضعیت «نیازمند تلاش بیشتر» و نمره 10 بیانگر وضعیت «عالی» است. نمره دادن ، یکی از ترفندهای کاربردی است که می تواند دید خوبی از مبدا به شما بدهد.

اصل سوم برنامه ریزی ، به اشتراک گذاری چشم انداز هدف با ذی نفعان

بعد از آن که توانستید یک تصویر روشن و شفاف از جایگاهی که هم اکنون در آن قرار دارید ، ترسیم کنید ، یک چشم انداز از جایگاهی که بعد از رسیدن به هدف در آن قرار خواهید داشت ، مشخص کنید؛ البته فراموش نکنید که اگر هدفی که دارید ، به جز خودتان ، زندگی افراد دیگر را هم تحت تاثیر قرار می دهد ، در ترسیم چشم انداز ، تک روی نکنید و افراد ذی نفع را نیز در این مساله شریک کنید.

بگذارید این موضوع را با ذکر یک مثال برایتان روشن تر کنیم : تصور کنید می خواهید خانه ای جدید خریداری کنید و از خانه ای که اکنون در آن ساکن هستید ، به آن محل جدید نقل مکان کنید. در چنین موقعیتی ، هدف شما ، خرید خانه جدید است و شما در مورد ویژگی های خانه ای که برای خرید مدنظر دارید ، تصوراتی دارید و چشم اندازی را از خانه مطلوب در ذهنتان ساخته اید. اما اگر همسرتان با چشم اندازی که شما از آن خانه ایده آل در نظر دارید موافق نباشد چه؟ اگر یک ویژگی که شما برای خانه در نظر گرفته اید با ویژگی دیگری که برای سایر اعضای خانواده تان اهمیت دارند ، در تناقض باشد ، چه؟ در مورد چنین نوعی از اهداف ، که باید به صورت اشتراکی تعیین شوند ، برای این که رضایت همه جلب شود ، چشم انداز نهایی از مقصد را با مشورت و مشارکت افراد ذی نفع بگیرید تا در طول مسیر شاهد ظهور و بروز اختلافات نباشید. این اصل ، در مورد سازمان ها هم صادق است.

برای مثال : فقط برای یک لحظه تجسم کنید دپارتمان های مختلف سازمان ، هر کدام چشم انداز مختص به خودشان را در پیش بگیرند و توجهی به اهداف کلی سازمان و دپارتمان های دیگر نداشته باشند. در این موقعیت ، هر دپارتمان به ساز خودش می رسد و خودش را با آهنگ کلی سازمان هماهنگ نمی کند. حتی ممکن است دو دپارتمان ، مسیرهایی را طی کنند که 180 درجه با هم اختلاف دارند و در نهایت ، تلاش های هر دو طرف به هدر برود. پس : به عنوان یک نکته مهم ، فراموش نکنید که چشم انداز آینده را باید به شکل مشترک تعیین کنید نه تک نفره و واحد.

اصل چهارم برنامه ریزی ، اولویت بندی اهداف

منظور از اولویت بندی ، این است که مشخص کنید کدام هدف ها برایتان مهم تر و سرنوشت سازتر هستند و کدام ها در رده های بعدی اهمیت قرار می گیرند. اولویت ها ، مختص هر فرد هستند و بسته به بازه سنی و موقعیت زندگی ، از شخصی به شخص دیگر متفاوت اند.

برای مثال : برای یک دانش آموز ، مهم این است که ساعات زیادی را به مطالعه اختصاص بدهد ، برای یک فرد جوان ، یادگیری مهارت و وارد شدن به بازار کار اولویت است ، برای یک مدیر ، پیشرفت کسب وکار در درجه اول اهمیت قرار دارد و به همین ترتیب. طبیعتا و منطقا ، آن دسته از اهدافی که در رده های بالای اولویت هستند ، نیازمند این هستند که زمان ، وقت و انرژی بیشتری را پایشان صرف کنید.

اصل پنجم برنامه ریزی ، شناسایی موانع و فرصت های حیاتی

چشم هایتان را خوب باز کنید. به اطراف و به خودتان نگاهی دوباره بیندازید. در جاده محقق کردن چشم انداز مشترکتان ، چه موانع و تهدیدهایی در کمین تان هستند؟ از خودتان سوال کنید : «چه چیزی باعث شده که تاکنون نتوانسته ام به آن چشم انداز ایده آلم برسم؟» «چه عاملی باعث شده تا به امروز ، درجا بزنم و قدمی در راه برندارم؟» بعد از پاسخ دادن به این پرسش ها ، رو کنید به فاکتورهایی که می توانند شما را به مقصد موفقیت رهنمون شوند و شما می توانید از آن ها بهره مند شوید تا موانع را یکی از پس دیگری ، پشت سر بگذارید. «آن عناصر کلیدی ، که اگر فراهم شان کنم ، به هدفم خواهم رسید ، چه مواردی هستند؟»

مثال می زنیم : شما می خواهید خودرویی را خریداری کنید. درآمد دارید و می دانید که اگر ماهیانه درصدی از درآمدتان را پس انداز کنید ، خواهید توانست ظرف یک سال ، سوییج خودروی ایده آلتان را در دستتان بگیرید. اما چه شده و چه اتفاقی افتاده که تا به امروز ، نتوانسته اید برای رسیدن به این چشم انداز ، پس انداز مورد نیاز را فراهم کنید؟ موانع چه بوده اند؟ شاید نمی توانید دعوت یک دوست برای رفتن به مهمانی شام را رد کنید و این شام برایتان گران تمام می شود ، شاید هم انجام برخی تفریحات گرانبها ، فرصت پس انداز را از شما می گیرند؛ به محض این که این فاکتورهای بازدارنده را شناسایی کردید ، فرصت هایی را برای کنار زدن آن ها پیدا کنید. در این مثال ، می توانید با یادداشت کردن دخل و خرج ها ، حساب خرج های نه چندان ضروری را شناسایی کرده و با مدیریت مالی صحیح ، کانال هایی را برای پس انداز مبلغ لازم برای خرید خودرو پیدا کنید.

اصل ششم برنامه ریزی ، یافتن نیروهای محرکه

منظورمان از نیروهای محرکه ، همان جرقه هایی هستند که وقتی به هدفتان فکر می کنید ، در ذهنتان روشن می شوند. همان فانوس های دریایی که در کشتی مواج مسیر ، وقتی با طوفان موانع دست و پنجه نرم می کنید ، با نگاه کردن به آن ها انگیزه پیدا می کنید تا سختی ها را تاب بیاورید و خودتان را به ساحل برسانید.

به عنوان مثال : مصداق کاملا واضح این مورد از اصول برنامه ریزی ، در کسانی صدق می کند که هدف کاهش وزن را دنبال می کنند و کمر همت بسته اند تا با رژیم صحیح و ورزش ، به اندام دلخواهشان برسند. نیروی محرکه این افراد ، بدین شرح است که روزی بتوانند به سلامت برسند و وضعیت جسمی ایده آلی پیدا کنند. همین انگیزه محرک موجب می شود پس از دیدن مواد غذایی خوش مزه ، خودشان را کنترل کنند و قید خوردن آن ها را بزنند. در حقیقت امر ، این اصل کمک تان می کند تا راحت تر بتوانید از خوشی های آنی و زودگذر به نفع رسیدن به شادکامی عمیق تر و ماندگارتر ، چشمپوشی کنید.

اصل هفتم برنامه ریزی ، مکتوب کردن برنامه ریزی

نوشتن برنامه ریزی ، از چنان اهمیتی برخوردار است که حتی کتاب هم برایش نوشته اند. منظورمان کتاب بنویس تا اتفاق بیفتد از هنریت کلاوسر است. کلاوسر در کتابش توضیح می دهد که چطور می توان با نوشتن ، نخستین قدم را برای رسیدن به اهداف برداریم. اساسا ، مکتوب کردن فهرست برنامه های روزانه همراه با زمان انجام دادن هر کدام و تیک زدن کنار هر تسک بعد از به انجام رساندن آن ، چنان لذتی دارد که هر کسی را پایبند می کند تا هر روز ، قدم به قدم به برنامه اش عمل کرده و یک تیک بزرگ کنار هر کدام از وظایفش بزند. البته این فهرست برنامه ها می تواند هفتگی ، ماهانه و سالانه هم باشد.

اصل هشتم برنامه ریزی ، نظارت کردن بر روند پیشروی خودتان

با خودتان قرار بگذارید و در فواصل زمانی معین ، مثلا هر روز یا هر هفته یک بار ، کلاهتان را قاضی کنید و ببینید با خودتان چند چند هستید؛ آیا مطابق با انتظاراتتان پیش رفته اید یا هنوز جا دارد تا بهتر شوید؟

اصل نهم برنامه ریزی ، تعیین پاداش و جریمه

به عنوان اصل نهم برنامه ریزی ، خاطرنشان می کنیم اگر می خواهید حس مسئولیت پذیری را در خودتان تقویت کنید و نسبت به برنامه ای که تهیه کرده اید ، متعهد بمانید ، یکی از کارآمدترین ترفندها این است که برای خودتان پاداش و جریمه تعریف کنید. بعد از آن که طبق اصل قبلی ، پیشرفتتان را مورد نظارت قرار دارید ، سراغ این پاداش ها و جریمه ها بروید. اگر مطابق برنامه پیش رفته اید ، با خرید یک هدیه برای خودتان ، یا رفتن به یک سفر کوتاه یک روزه و یا هر روش دیگر ، برای خودتان پاداش بدهید. حال اگر اوضاع چنگی به دل نمی زند و از برنامه عقب مانده اید ، خودتان را جریمه کنید. این جریمه می تواند به شکل محروم کردن خودمان از تماشای برنامه تلویزیونی محبوبمان ، یا واریز یک مبلغ مشخص به خیریه یا هر فعالیت دیگری باشد.

اصل دهم برنامه ریزی ، انعطاف به خرج دادن و تهیه پلن «جایگزین»

بعضی افراد معتقدند برنامه ریزی کردن ، مانند یک زنجیر دست و پایشان را می بندند و اجازه نمی دهد آزادی عمل داشته باشند. این یک باور اشتباه در مورد برنامه ریزی است و بیشتر در بین کسانی دیده می شود که قبل تر ها در برنامه ریزی هایشان ، دچار یک خطای بزرگ شده اند و این خطا ، آن بوده که عنصر انعطاف پذیری را در برنامه هایشان اعمال نکرده اند. پیشنهاد ما این است که چارچوب های سفت وسخت را کنار بگذارید ، برنامه ای بنویسید که اگر تغییری در شرایط به وجود آمد ، بتوانید متناسب با آن ، برنامه را دچار تغییر کنید. برای موارد غیرمترقبه ، استراتژی مناسبی را از قبل مشخص کنید و محض احتیاط ، یک برنامه دوم یا پلن «جایگزین» داشته باشید.

اصل یازدهم برنامه ریزی ، به دنبال بهتر شدن بودن و اجتناب از کمال گرایی

کمال گرایی یک عارضه منفی است که افراد را گرفتار خودش می کند و اعتماد به نفس افراد را از آن ها می گیرد. ما انسان هستیم نه آدم آهنی و ربات که همه کارها را طبق برنامه از پیش تعیین شده با چارچوب های سفت و سخت انجام می دهد. ما موجودات کامل و بی نقصی نیستیم؛ روزی ممکن است دچار بیماری شویم ، روز دیگر احتمال دارد یک حادثه از پیش تعیین نشده در محیط کار روی دهد و هزاران مورد دیگر. قرار نیست برای همیشه ، تمامی برنامه ریزی هایمان را سر موقع و به بهترین نحو به انجام برسانیم و به همین دلیل هم هست که در اصل قبلی عنوان کردیم باید عنصر انعطاف پذیری را در برنامه هایمان لحاظ کنیم. اگر روزی نتوانستید طبق برنامه های مکتوبتان پیش بروید ، دلسرد نشوید و راه را نیمه رها نکنید. به جای این کار ، تدبیری بی اندیشید که دفعه بعدی ، بهتر بتوانید وضعیت را مدیریت کرده و به برنامه متعهد بمانید. از مسیر زندگی تان لذت ببرید و به پوسته دنبال بهتر شدن باشید نه کمال گرایی.