تکنیک های برنامه ریزی با بهترین روش ها

تکنیک های برنامه ریزی با بهترین روش ها

زمان آن رسیده که بدانیم تکنیک های برنامه ریزی موفق چیست و باید چگونه این کار را انجام دهیم؟ در ادامه به مهمترین موارد از راه های برنامه ریزی کردن اشاره خواهیم کرد تا بتوانید با استفاده از آن ها ، موفقیت را برای خودتان دست یافتنی تر از همیشه کنید.

• ثبت بیوگرافی و زندگینامه شما در گوگل!

با این 28 توصیه برای برنامه ریزی و مدیریت زمان آگاهانه می توانید برای روز خود برنامه ریزی کنید و آن ها را اجرایی و مدیریت نمایید تا به موفقیت عظیم دست یابید!

اصل اول برنامه ریزی : همیشه الگوی برنامه ریزی و مدیریت زمان داشته باشید.

همانطور که برای درس خواندن و ورزش کردن به ما می آموزند از مربی ها و افراد موفق الگو بگیریم. افراد موفق را زیر نظر بگیرید. ببینید انها چطور با موضوع مدیریت زمان و برنامه ریزی برخورد می کنند.

ببینید انها چه اصولی را در مدیریت زمان و خرج کردن وقت خود بکار می گیرند. کافی است شما هم عادت های خوب انها را الگوی خود قرار دهید. کتاب های مدیریت زمان بخوانید. اصول مدیریت زمان را در اینترنت و تلگرام راز موفقیت بیاموزید.

آموزش مهارت ها و اصول مدیریت زمان ، در ذهن شما الگوهای قدرتمندی می سازد که نتایج آن را از هفته اول بکارگیری این اصول شاهد خواهید بود.

اصل دوم برنامه ریزی : قبل از جلسات ، نتایج مطلوب خود را مشخص کنید.

قبل از شروع جلسات مقصود مشخصی در ذهن داشته باشید. به محض اینکه شما دستور کار را مشخص کنید ، تیم تان با سرعت بیشتری به کار برمی گردد و وقت کمتری اتلاف می شود.

اصول مدیریت زمان 3: به منظور مدیریت زمان صحیح ، محدوده زمانی برای تکالیف مشخص کنید.

به حسابرسی زمانی خود نگاهی بیندازید و تکالیفی را شناسایی کنید که بیش از زمان مورد انتظار طول کشیده اند. با تعیین محدوده زمانی برای این آیتم ها ، تمرکز بیشتری خواهید داشت و کاراتر خواهید بود.

اگر باز هم از محدوده زمانی خارج شدید ، جریان کاری خود را بررسی کنید و کارهایی مثل استراحت های خارج از برنامه که باعث اتلاف وقت می شوند را حذف نمایید.

اصول مدیریت زمان 4: برنامه هفته خود را روز جمعه طرح ریزی کنید.

اگر هفته را با برنامه شروع کنید ، بهتر می توانید بر اولویت ها تمرکز نمایید. به راحتی از استراحت آخر هفته خود وارد یک شنبه مفید می شوید و مغزتان آماده کار است.

روز پنجشنبه یا جمعه چند دقیقه ای وقت بگذارید و برنامه کل هفته خود را مشخص نمایید. به تعویق اندازی را با تقسیم اهداف هفتگی به اهداف روزانه شکست دهید؛ بدین ترتیب فقط کافی است در حین کار نگاهی به این لیست بیندازید.

به خاطر داشته باشید که سطح انرژی و خلاقیت شما در طول هفته دچار نوسان می شود. تکالیفی که اولویت کمتری دارند را برای شنبه ها یا سایر اوقاتی بگذارید که انرژی کمتری دارید.

تکالیف خلاقانه و دشوار را روزهای دوشنبه و سه شنبه انجام دهید. جلسات را برای چهارشنبه ها بگذارید که انرژی تیم شما رو به افول است. از پنجشنبه ها برای برنامه ریزی و شبکه سازی استفاده کنید.

اصول پنجم برنامه ریزی : برنامه روزانه درست کنید.

30 دقیقه ابتدای روز را صرف ایجاد لیستی از کارهایی کنید که با برنامه هفتگی شما همخوانی دارند.

آیتم های لیست را طوری بیان کنید که گویی آن ها را انجام داده اید. به جای «ثبت گزارش به مدیر پروژه» بنویسید «گزارش به مدیر پروژه ثبت شد.» این ترفند کوچک باعث تقویت انگیزه شما می گردد.

اصول مدیریت زمان 6: لیست «کارهای انجام شده» را نیز به لیست خود اضافه کنید.

گاهی مواقع یک سری کارهای غیرمنتظره در طول روز پیش می آید. آن ها را در لیستی جداگانه در کنار لیست کارهایی که باید انجام شوند ، یادداشت کنید تا در پایان روز اندکی رضایت بیشتر به دست آورید. روز جمعه ، دستاوردهای خود در هفته گذشته را بررسی کنید و به خاطر موفقیت هایتان خود را تشویق نمایید. این فرآیند بازبینی به تقویت اعتماد به نفس شما کمک کرده و باعث می شود برای هفته آینده نیز لیست ایجاد کنید.

اصل هفتم برنامه ریزی : مهم ترین و دشوارترین تکالیف خود را اول صبح انجام دهید.

اکثر ما در اولین ساعات روز سرحال تر هستیم ، مطمئن شوید که از این ساعات هوشمندانه استفاده می کنید! به شکل عجیبی ، هنگامی که مغز شما کاملاً بیدار نیست می توانید بهتر تمرکز کنید. مغزی که در حال بارگذاری است انرژی کمتری را صرف خیال پردازی و نگرانی در مورد سایر تکالیف می کند.

اصول مدیریت زمان 8: مانع حواس پرتی ها شوید.

هنگامی که بر روی تکالیف متمرکز کار می کنید ، از قابلیت «مزاحم نشوید» کامپیوتر خود استفاده کنید. توجه خود را معطوف به یک پنجره کنید. حتی می توانید آفلاین شوید اما بیایید زیاده روی نکنیم.

اصل نهم برنامه ریزی : چند تکلیفی نکنید تا مدیریت زمان به بهترین صورت انجام گیرد.

محققین افسانه چندتکلیفی را رد کرده اند. اگر باور دارید که می توانید چندین کار را همزمان انجام دهید و کیفیت را حفظ کنید ، بهتر است تجدیدنظر کنید!

اصول مدیریت زمان 10: منتظر انگیزه و الهام نباشید ، مدیریت زمان را همین الان شروع کنید.

برخی از هنرمندان منتظر الهام می مانند. برخی نویسندگان می نشینند تا خشکی سرچشمه آن ها به پایان برسد. افراد تجاری اگر در محیط کاری مناسب نباشند ، در تکالیف جدی شرکت نمی کنند.

با ذهن آگاهی مجبور نیستید کار خاصی انجام دهید. متوجه افکار و احساساتی باشید که در حین کار از یک دیدگاه خارجی بر می خیزند. اجازه ندهید اعمال شما را مدیریت کنند. متوجه عواطف و خیال پردازی های خود شوید و رهایشان کنید. حتی هنگامی که مطمئن نیستید ، تکلیف خود را شروع کنید و باور داشته باشید که انگیزه خودش جریان خواهد گرفت.

اصل 11: به دنبال کمال نباشید.

اگر قرار باشد همه چیز کامل باشد ، آیا چیزی به اندازه کافی خوب خواهد بود؟ احتمالاً نه. شما باید بارها شکست بخورید و از اشتباهات خود درس بگیرید. هر تلاش خود را به عنوان یک آزمایش در نظر بگیرید ، گامی ارزشمند به سوی هدف خویش… صرف نظر از اینکه نتیجه چه باشد.

اصل 12 برنامه ریزی : هنگام مدیریت کردن زمان ، درگیر جزییات ریز نشوید.

به جای اینکه درگیر کمال گرایی شوید ، تصویر کلی را در نظر داشته باشید. بر روی اولویت های خویش تمرکز کنید نه جزییات ریز کار. ابتدا مهم ترین تکالیف در لیست خود را انجام دهید و انرژی خود را صرف مسائل جزیی نکنید.

اصول مدیریت زمان 13: بین تکالیف ، زمان برای استراحت بگذارید.

مغز انسان می تواند هر بار فقط برای 90 دقیقه متمرکز باقی بماند. حداقل هر 90 دقیقه یک بار استراحت کنید تا خستگی بر شما چیره نشود و کارایی شما در طول روز حفظ گردد.

اصول مدیریت زمان 14: بهترین استفاده را از اوقات انتظار ببرید.

برای همه اتفاق می افتد : در صف ، اتاق های انتظار ، ترمینال های فرودگاه ، ایستگاه های قطار و غیره منتظر می مانیم. ایمیل ها را با موبایل خود جواب دهید ، تماس های از دست رفته را بررسی کنید ، حرکات کششی/ورزشی انجام دهید ، ریلکس کنید یا مدیتیشن نمایید. کتابی کوچک با خود ببرید و مطالعه کنید. با موبایل خود به پادکست گوش کنید. اجازه ندهید سفرهای غیرمنتظره شما را غافلگیر کنند.

اصول مدیریت زمان 15: ایمیل خود را منظم کنید.

کسانی که اینباکس بهم ریخته ای دارند ، زمان بیشتری را نسبت به دیگران صرف ایمیل می کنند. بهترین راه برای تسریع ارتباط ایمیلی و اتلاف وقت کمتر این است که اینباکس خود را منظم کنید. جیمیل امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می دهد تا ایمیل های دریافتی را مرتب نمایید. اگر از سرویس های دیگری استفاده می کنید ، رفتن به جی میل را در نظر داشته باشید. بیایید چند ترفند را بررسی کنیم که به شما کمک می نماید ایمیل های خود را با سرعت بیشتری منظم کنید و پاسخ دهید.

• ایمیل هایی که ممکن است حاوی اطلاعات مهمی باشند اما به پاسخگویی سریع نیاز ندارند را آرشیو کنید.
• برچسب هایی کاربردی مانند ضروری ، در انتظار ، نیاز به اقدام ایجاد کنید.
• از فیلترها استفاده کنید تا به صورت اتوماتیک بر اساس فرستنده یا سایر اطلاعات و کلمات کلیدی ، ایمیل های ورودی را برچسب بزنید.
• حتی می توانید تمام خبرنامه ها را با استفاده از فیلتری که کلمه «لغو عضویت» را شناسایی می کند ، برچسب بزنید.
• پاسخ های آماده را فعال کنید و برای ایمیل هایی که بیش از یک بار می فرستید ، قالب آماده ایجاد کنید. قبل از ارسال می توانید آن ها را تغییر دهید اما به طور کلی یک پیش نویس آماده دارید که بر سرعت شما می افزاید.

اصل 16: از اصول مدیریت زمان این است که طرف دیگر مغزتان را ورزش دهید.

سرگرمی هایی برای خود مهیا کنید که آن طرف مغزتان که در سر کار از آن استفاده نمی کنید را به کار گیرد. با این کار سرعت حل مسئله شما افزایش می یابد و خلاقیت بیشتری خواهید داشت. اگرخارج از نقطه امن خویش وقت بگذارنید ، موفق خواهید شد. اگر وکیل هستید ، رقص یاد بگیرید. اگر پیانیست هستید ، هنرهای رزمی یاد بگیرید. اگر طراح نرم افزار هستید ، بیرون بروید و معاشرت کنید.

اصول مدیریت زمان 17: اغلب ورزش کنید.

ورزش به شما کمک می کند با عوامل استرس زا کنار بیایید. تحقیقات نشان می دهد که جلسات کوتاه و شدید ورزش می تواند همانند جلسات طولانی مفید باشد. زمانی را برای ورزش های کوتاه کنار بگذارید ، حداقل یک روز در میان.

اصول مدیریت زمان 18: خوب بخوابید.

دانشمندان دریافته اند که کم خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می اندازند و راحت تر حواسشان پرت می شود. بگذارید مغزتان حداقل شبی 8 ساعت بخوابد.

اصول مدیریت زمان 19: از تقویم خود برای مدیریت زمان استفاده کنید.

کارایی تقویم بسیار بیشتر از تعیین زمان جلسات است. از تقویم خود برای بررسی موعدها ، تعیین زمان کارهای متمرکز و افزودن مکان به رخدادها استفاده نمایید. مسئولیت زمان خویش را به عهده بگیرید. اگر فکر می کنید ورودی برنامه ریزی شده باعث پیشرفت برنامه امروز شما نمی شود ، پس آن را کنسل کنید.

اصل 20: زمانی برای ریلکس کردن بگذارید.

از چرخ و فلک زندگی خارج شوید و اندکی از زمان خود را در سکوت سپری کنید و «مغز کاری» خویش را خاموش نمایید. وقتی متوجه اثرات مثبت سکوت بر فرآیندهای خلاقانه خود بشوید ، شگفت زده خواهید شد. مدیتیشن به شما کمک می کند دیدی تازه به دست آورید و به بینش های جدیدی نسبت به کار خود برسید.

اصول مدیریت زمان 21: نه گفتن را یاد بگیرید.

زمان شما ارزشمند است. آن را با افراد و پروژ ه هایی که با ماموریت ها و اهداف شما همخوانی ندارند ، تلف نکنید. به جای اینکه دعوت ها و پیشنهادها را فوراً قبول کنید ، بگویید : «بگذارید برنامه هایم را چک کنم سپس به شما خبر می دهم.» همین عبارت ساده برای شما زمان می خرد تا پیشنهاد را ارزیابی کنید و تصمیم هوشمندانه بگیرید.

اصول مدیریت زمان 22: کارها را زود تمام کنید.

همین رویکرد را برای موعدها نیز به کار ببرید. سعی کنید کار خود را یک روز قبل از برنامه به اتمام برسانید.

اصول مدیریت زمان 23: هر بار که تلفن زنگ می خورد آن را جواب ندهید.

ایمیل ها را سریعاً به محض اینکه می رسند جواب ندهید. ایمیل ها و تماس ها را در اوقات بیکاری خود به طور گروهی جواب دهید. هنگام کار بر روی تکالیفی که تمرکز زیادی می طلبند ، از هرگونه وقفه اجتناب کنید.

اصول مدیریت زمان 24: سیستم خود را به عادت تبدیل کنید.

عادت ها را با ایده های مذکور شکل دهید. این تکنیک های مدیریت زمان را تمرین کنید و ذهنیت بازدهی را برای خود درونی کنید. برنامه ای منطقی تعیین کنید که بتوانید در بلندمدت آن را حفظ کنید (حداقل یک ماه). بعد از مدتی عادت های روزانه و ماهانه شما اتوماتیک خواهند شد.

اصول مدیریت زمان 25: در همین حین عادت های بد را ترک کنید.

برنامه بریزید و طبق آن پیش بروید. با پیشبرد این برنامه ، به صورت طبیعی عادت های قدیمی و بدون بازده خود را ترک می کنید.

اصل 26: زمان خود را با اپلیکیشن مدیریت زمان Toggl ثبت کنید!

اگر به دنبال نرم افزاری مطمئن برای مدیریت زمان هستید و می خواهید بدانید زمان شما صرف چه چیزهایی می شود ، این بهترین گزینه است. ثبت زمان با Toggl بسیار ساده است و واقعاً مفید می باشد.

اصول مدیریت زمان 27: خوش بگذاریند ، فرقی ندارد چه پیش می آید.

در مورد تیک خوردن تمام آیتم های لیست وسواسی نباشید. بین کار و زندگی تعادل ایجاد بکنید و از کارهای خویش لذت ببرید. ارزشش را ندارد که امروز حجم زیادی از کار را انجام دهید ، اما فردا خسته و بدون بازده باشید. با ثبات کار کنید و بهترین حالت خود را حفظ کنید. انجام عجولانه تکالیف باعث کاهش کیفیت و ایجاد استرس می گردد.

اصل 28: زمان خود را حسابرسی کنید.

اول از همه دریابید که وقت شما در طول روز کجا سپری می شود. معمولاً مغایرت بزرگی میان هدف و واقعیت وجود دارد. از یک اپلیکیشن مدیریت زمان استفاده کنید (ترجیحاً Toggl) و کارهای خود را به مدت یک هفته بررسی نمایید. سپس بنشینید ، گزارش ها را دانلود کنید و آن ها را ارزیابی نمایید. با این اطلاعات می توانید جاهایی که نیز به اصلاح دارند را به سادگی پیدا کنید.

برای مثال ممکن است زمان زیادی را صرف شرکت در جلسات کم بازده یا فعالیت های نه چندان مهم کنید. این موضوع ما را به توصیه بعدی می رساند. شاید کلیشه ای به نظر برسد ، اما به خاطر داشته باشید که مسیر از مقصد مهم تر است. حال بروید و بررسی زمانی هفته خویش را آغاز کنید. با این توصیه ها می توانید به تعویق اندازی را پایان دهید و زمان خود را به صورت درست تحت کنترل در آورید.